El correo electrónico existe desde finales del siglo XX y, desde entonces, se ha usado cada vez más. Actualmente, a pesar de la existencia de múltiples redes sociales, se siguen utilizando las distintas plataformas de correo electrónico. En ocasiones, solo para ponerse al día entre amigos o familiares. Sin embargo, se usa sobre todo por parte de empresas, instituciones o personas que necesitan establecer una comunicación formal. Por esto es importante saber cómo redactar un correo para una empresa correctamente.
Diferencias entre correo privado y de negocios
En un correo para tus amigos o familiares no hay reglas. Puedes saltarte cualquier formalidad. Pero ten en cuenta que es totalmente distinto en un mensaje formal. Los allegados a menudo tienen chistes o códigos que entienden entre sí, pero no son entendibles fuera de su grupo.
Además, la mensajería móvil y las redes sociales han traído abreviaturas y otros códigos nuevos. Algunos de estos son: “q” (que), “LOL” o “XOXO”. Estos son muy populares y entendidos ya por la mayoría de personas. Aunque eso es cierto, no se corresponden con un lenguaje formal.
Principalmente, las empresas demandan un tratamiento serio y muy respetuoso con sus clientes o socios. Esa es una de las razones por las que se suelen comunicar por correo electrónico. Si eres el encargado de redactar un correo para una empresa, no te lo tomes a la ligera. Sé consecuente con el tipo de mensaje que escribes y emplea el resto de consejos que aquí encontrarás.
Asunto del correo
Las plataformas de correo electrónico siempre te piden que coloques un Asunto, aunque te dan la opción de no hacerlo. Si es un mensaje para algún amigo o familiar, quien lo revisará de todos modos, puedes dejarlo en blanco. Sin embargo, si vas a redactar un correo para una empresa, lo correcto es poner un Asunto.
El correo puede tener como meta a un posible cliente o a un trabajador de la empresa. Si va dirigido a un cliente, debe ser un Asunto interesante, que le provoque cierta curiosidad. Así no lo pasará de largo entre los cientos de otros correos que posiblemente tenga. En caso de ser un trabajador quien lo recibirá, hazle notar que se trata de algo importante e impostergable. En cualquier caso, el Asunto debe servirte como un primer foco de atención para que tu correo destaque.
Diseño del contenido del correo
Este apartado debes tenerlo en cuenta para cualquier tipo de comunicación en el ámbito profesional o institucional. Sobre todo, si vas a redactar un correo para una empresa. Se trata de las pautas que debes seguir al crear el mensaje en sí. Si te esmeras en construir un buen comunicado, darás una buena impresión de seriedad y profesionalidad sobre tu persona.
Saludo inicial en un correo
No es más que la primera línea luego de la fecha y dirección en las cuales escribes el mensaje. Ahí se hace necesario escribir a quién va dirigido el correo, acompañado de una frase o adjetivo cortés. Por eso es como el saludo antes de comenzar a transmitir la información. Si vas a redactar un correo para una empresa, te servirá mucho. Te ayudará a conectar con el receptor. Algunos de los más utilizados son: “Estimad@ Sr./Sra. (nombre)” y “Atentamente, …”.
Extensión del correo electrónico
Al ser un escrito esencialmente informativo, resulta de vital importancia no extenderse demasiado. No le des demasiadas vueltas o pongas adjetivos innecesarios, solo los típicos de cortesía. Intenta crear un mensaje que transmita sin faltas, pero sin excesos, la información deseada y nada más.
Correcta escritura al redactar un e-mail
Asegúrate de que lo que escribes está bien. Revisa hasta el cansancio posibles faltas de concordancia, de ortografía o cualquier otro error gramatical. Ten en cuenta que, posiblemente, alguna vez tengas que escribir un correo en un ómnibus, auto o hasta caminando.
Los teléfonos inteligentes permiten tal dinamismo, pero también provocan las situaciones perfectas para que te equivoques en algo. Por eso, oblígate a leer y releer bien antes de enviar. Recuerda que vas a redactar un correo para una empresa y el receptor no debe encontrar errores.
Formato del texto del correo
Dependiendo de la plataforma de correo electrónico que uses, puedes tener varias opciones de formato. Estas son el tamaño y color de la letra, la tipografía, el uso de negritas o cursivas, entre otros. Debes buscar un formato que sea neutro y no complique la lectura.
La letra, ni demasiado pequeña ni excesivamente grande. En cuanto a la tipografía, basta con que no sea extravagante. Los colores pueden usarse para remarcar ciertas partes importantes, pero las negritas o cursivas resultan una mejor opción. Sin embargo, no abuses de ellas o sobrecargarás la visualidad del texto. Asegúrate de escoger frases que realmente deban ser remarcadas.
Despedida para el correo
Al terminar de escribir la información, agrega una frase para concluir. También, si deseas que a tu correo lo prosiga alguna acción, conviene dejarlo claro en este punto. Algunos ejemplos de despedida y petición de acción son: “Gracias por la atención, espero respuesta”; “Espero considere mi petición, nos mantenemos en contacto”.
Datos de contacto
Tras la despedida, debes identificarte. Conviene escribir “Saludos,” y luego debe aparecer tu nombre o firma. La firma, la mayoría de plataformas de correo electrónico permite personalizarla. Puede ser una imagen de tu firma real, o algún tipo de logo personal o de la empresa.
Archivos adjuntos
Los soportes para correo electrónico permiten adjuntar imágenes, documentos o videos en tus mensajes. Depende de la plataforma que uses, podrás subir archivos más o menos grandes. Sin embargo, al redactar un correo para una empresa, es preferible adjuntar solo archivos pequeños. Elementos de más de 5 MB pueden ralentizar la descarga y provocar dificultades al receptor.
Ten en cuenta, del mismo modo, el formato de los archivos. Que trabajes con ciertos formatos, no quiere decir que todos lo hagan. Si vas a enviar un documento es preferible utilizar PDF, pues pueden leerse en cualquier plataforma. Si son imágenes, utiliza JPG, que es el formato más utilizado para estas. También puedes preguntar antes en qué formato conviene más a tus receptores.
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